Ordre du jour d'une AG de copropriété : comment le rédiger et quelles résolutions inclure

Pourquoi l'ordre du jour est si important

En droit de la copropriété, le principe est absolu : on ne peut voter que ce qui est inscrit à l'ordre du jour. Toute décision prise sur un point non prévu est nulle de plein droit — ce n'est pas une irrégularité contestable dans les 2 mois comme un vice de procédure, c'est une nullité absolue, sans délai.

En pratique, cela signifie qu'une résolution improvisée en séance — même votée à l'unanimité, même urgente, même nécessaire — ne produit aucun effet juridique. L'entrepreneur ne peut pas être payé sur cette base, le contrat ne peut pas être signé. Il faudra convoquer une nouvelle AG pour faire voter la décision correctement.

L'enjeu va au-delà de la validité des votes. Un ordre du jour mal construit crée la confusion en séance, génère des conflits entre copropriétaires, et peut aboutir à des contentieux coûteux. À l'inverse, un ordre du jour clair et bien préparé permet de tenir une AG efficace, dans un temps raisonnable, avec des décisions solides juridiquement.

Les règles légales de rédaction

Le délai de 21 jours

La convocation accompagnée de l'ordre du jour doit être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l'AG. Ce délai est calculé en jours francs : le jour d'envoi et le jour de l'AG ne sont pas comptés. Si vous convoquez par lettre recommandée, le délai court à partir du lendemain de l'envoi (non de la réception).

En dessous de 21 jours, la convocation est irrégulière et toutes les décisions peuvent être annulées par le tribunal judiciaire dans les 2 mois suivant la notification du procès-verbal. C'est l'une des causes d'annulation les plus fréquentes — et les plus évitables. Visez toujours 25-28 jours pour avoir une marge de sécurité en cas d'aléa postal.

Les pièces jointes obligatoires

La convocation seule ne suffit pas. La loi impose de joindre plusieurs documents selon les points à l'ordre du jour :

• Pour l'AG annuelle ordinaire : les comptes de l'exercice écoulé (bilan, compte de résultat, annexes), le projet de budget prévisionnel, les projets de résolution pour chaque point inscrit
• Pour les travaux : les devis comparatifs de chaque entreprise soumise au vote, avec les conditions essentielles (nature des travaux, montant, délai, garanties)
• Pour les contrats : les conditions essentielles du contrat proposé (durée, montant, conditions de résiliation)
• Pour la modification du règlement de copropriété : le texte complet des modifications proposées
• Pour le changement de syndic : le projet de contrat du syndic candidat

Omettre une pièce jointe obligatoire peut entraîner la nullité des décisions prises sur ce point. Si les comptes ne sont pas joints et que l'AG vote leur approbation, cette approbation peut être contestée.

Depuis la loi ALUR, les copropriétés de plus de 50 lots sont tenues de mettre les documents à disposition sur un espace en ligne sécurisé 3 semaines avant l'AG. Pour les copropriétés plus petites, l'envoi papier reste la norme, mais la mise à disposition numérique est recommandée.

Les résolutions obligatoires chaque année

Certains points doivent figurer à l'ordre du jour de chaque AG annuelle. Oublier l'un d'eux ne rend pas l'AG invalide, mais crée des irrégularités pratiques et comptables qui s'accumulent.

Approbation des comptes de l'exercice écoulé

C'est la résolution socle de toute AG annuelle. L'approbation des comptes clôture l'exercice et valide la gestion financière du syndic. Elle se vote à la majorité de l'article 24 (majorité simple des voix exprimées). Si les comptes ne sont pas approuvés, le syndic doit les représenter à une prochaine AG avec les justifications demandées.

La résolution type se formule ainsi : « L'assemblée générale, après examen des comptes de l'exercice du [date] au [date] présentés par le syndic, approuve lesdits comptes faisant apparaître [solde] et donne quitus au syndic pour sa gestion. »

Vote du budget prévisionnel

Le budget prévisionnel détermine les provisions trimestrielles que chaque copropriétaire versera dans l'année. Il se vote à la majorité de l'article 24. Son approbation déclenche automatiquement les appels de fonds trimestriels.

Le budget doit être présenté poste par poste (entretien courant, assurance, honoraires de syndic, énergie pour les parties communes, etc.) et comparé à l'exercice précédent pour justifier les évolutions. Un budget voté sans détail peut être contesté par les copropriétaires qui estiment ne pas avoir eu l'information suffisante pour voter en connaissance de cause.

Renouvellement ou reconduction des contrats

Tous les contrats d'entretien courant (ascenseur, espaces verts, nettoyage, maintenance chaudière, gardiennage) doivent être soumis à l'approbation de l'AG. En pratique, les contrats déjà en cours sont souvent reconduits tacitement si aucun copropriétaire ne demande leur remise en concurrence. Il est néanmoins recommandé d'inscrire à l'ordre du jour une résolution de confirmation.

Honoraires et contrat du syndic

Si le mandat du syndic arrive à expiration lors de l'exercice, le renouvellement de son contrat doit figurer à l'ordre du jour, avec le projet de contrat joint à la convocation. Les honoraires du syndic se votent à la majorité de l'article 25 (majorité absolue). Depuis la loi ALUR, le contrat de syndic doit être conforme au modèle type réglementaire.

Les résolutions facultatives

Travaux

Les travaux sur parties communes nécessitent un vote en AG, dont la majorité requise dépend de leur nature. Les travaux d'entretien courant et de conservation se votent à la majorité de l'article 24. Les travaux d'amélioration et les gros travaux se votent à la majorité de l'article 25. Les travaux qui touchent à la structure de l'immeuble ou modifient la destination des parties communes peuvent requérir la majorité de l'article 26.

Pour chaque lot de travaux, inscrivez une résolution distincte. Si vous soumettez trois devis pour la réfection du toit, inscrivez une résolution par entreprise plutôt qu'une résolution globale — cela évite le blocage si un seul devis est refusé.

Fonds de travaux

Le vote du montant de la cotisation au fonds de travaux doit figurer à l'ordre du jour chaque année. Depuis la loi ELAN, le fonds de travaux est obligatoire et représente au minimum 5 % du budget prévisionnel, sauf dérogation votée à l'unanimité. La résolution précise le montant de la cotisation annuelle et ses modalités de versement.

Modification du règlement de copropriété

Toute modification du règlement de copropriété doit être inscrite à l'ordre du jour avec le texte précis de la modification proposée joint à la convocation. Elle requiert la double majorité de l'article 26. Sans le texte exact joint à la convocation, le vote est irrégulier et la modification peut être annulée.

Formuler correctement chaque résolution

La formulation des résolutions est un exercice délicat. Une résolution trop vague laisse place à des interprétations contradictoires. Une résolution trop précise peut être rejetée pour un détail mineur alors que le principe était accepté. Quelques règles pratiques :

• Indiquer le montant exact pour les travaux, budgets et honoraires — "environ X€" n'est pas suffisant pour exécuter la décision
• Préciser la majorité requise dans le texte de la résolution ou dans le procès-verbal — cela évite les contestations sur la validité du vote
• Identifier l'entreprise ou le prestataire par sa raison sociale complète pour les contrats et devis
• Dater les effets : "à compter du 1er janvier 2027" évite les ambiguïtés sur l'entrée en vigueur
• Utiliser des formules neutres : "L'assemblée générale décide…" plutôt que "L'assemblée générale accepte…" ou "approuve l'idée de…"

Les questions diverses : ce qu'on peut et ne peut pas y faire

Les "questions diverses" figurent traditionnellement en dernier point de tout ordre du jour. Elles permettent aux copropriétaires d'aborder des sujets non prévus lors de la préparation. Mais leur portée juridique est strictement limitée : aucun vote contraignant ne peut intervenir sous ce point.

Ce qui est possible en questions diverses : informations sur l'immeuble, signalement de problèmes, demandes de devis pour une prochaine AG, échanges informels entre copropriétaires. Ce qui est impossible : voter une dépense, approuver un contrat, modifier une décision antérieure. Toute résolution votée en questions diverses est juridiquement nulle.

Si un copropriétaire souhaite faire voter quelque chose qu'il n'a pas eu le temps d'inscrire à l'ordre du jour, la solution est simple : noter le sujet, demander au syndic de l'inscrire à la prochaine AG avec le projet de résolution correspondant.

Les demandes d'inscription par les copropriétaires

Tout copropriétaire peut demander l'inscription d'un point à l'ordre du jour. Cette demande doit être adressée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception, suffisamment tôt pour que le point soit inclus dans la convocation envoyée 21 jours avant l'AG.

En pratique, si la demande arrive après l'envoi des convocations, le syndic ne peut pas l'intégrer à l'AG en cours — il l'inscrira à la prochaine. Le conseil syndical peut également soumettre des questions sans restriction. Depuis la loi Climat et Résilience, les copropriétaires représentant au moins 15 % des tantièmes peuvent aussi demander la convocation d'une AG extraordinaire pour des questions urgentes.

Préparer l'ordre du jour avec SimpleSyndic

Pour un syndic bénévole, la préparation de l'ordre du jour représente plusieurs heures de travail : rassembler les devis, rédiger les résolutions, vérifier les pièces jointes obligatoires, s'assurer du respect du délai de 21 jours. SimpleSyndic structure ce processus avec un module de préparation d'AG qui guide étape par étape : liste de vérification des pièces jointes, modèles de résolutions types, calcul automatique du délai d'envoi.

Une fois l'ordre du jour finalisé, la convocation est générée au format légal — prête à être envoyée par courrier recommandé ou transmise via l'espace copropriétaire numérique. Le guide complet pour convoquer une AG détaille toutes les étapes de ce processus.